7 galvenie drukas pārvaldības risinājumu ieguvumi

image shows a printer powered by managed print services

Why businesses should use managed print services (MPS)

7 drukas pārvaldības risinājumu ieguvumi

Drukas pārvaldības risinājumi piedāvā drukas ierīču nomu, ieskaitot skenerus, faksus un kopētājus, to uzturēšanu un izejmateriālu nodrošināšanu. Tie ļauj uzņēmumiem uzlabot efektivitāti, produktivitāti un informācijas drošību, uzraugot uzturēšanu, nodrošinot izejmateriālus, atbilstoši uzņēmuma drukas vajadzībām. MPS piedāvā uzņēmumiem daudzas no šīm priekšrocībām, un zemāk ir pieejama detalizētāka informācija par 7 galvenajām priekšrocībām:

Laika ietaupīšana un efektivitātes uzlabošana
Izdevumu samazināšana un naudas ietaupījums
Produktivitātes palielināšana uzņēmumā
Administratīvo izdevumu samazināšana un naudas plūsmas uzlabošana
Videi draudzīgas darbības nodrošināšana
Dinamiskāka darba ikdiena
Informācijas drošības uzlabošana

Illustrated clock to demonstrate time saving

1. Laika ietaupījums un efektivitātes uzlabošana

Laiks, ko darbinieki pavada, veicot ar printeri saistītus uzdevumus, var būt nepatīkams. Dokumentu drukāšana, skenēšana, kopēšana vai faksu sūtīšana, izmantojot novecojušas ierīces vai slikti konfigurētas programmatūras ir tikai sākums. Kā arī laiks, kas nepieciešams, lai novērstu ierīces darbības traucējumus un nomainītu tintes kasetnes un tonerus. Drukas pārvaldības risinājumi nodrošina šo darbību veikšanu, atvēlot darbiniekiem laiku, lai koncentrētos uz citām lietām.

2. Izdevumu samazināšana un naudas ietaupījums

Atsevišķu ierīču uzturēšana pa vienai ir dārgāka nekā automatizēta mākoņveida sistēma. Drukas pārvaldības risinājumi savienos ierīces ar vienu pārraudzības sistēmu, lai nodrošinātu, ka rezerves toneri tiek piegādāti tieši laikā un tiek veikti ierīču uzturēšanas darbi.

Rūpīgs drukas audits un novērtējums var noteikt aparatūras konsolidācijas veidus. Galu galā, ja uzņēmumā būs pārāk daudz ierīču, to uzturēšana, vietas un elektrības patēriņš izmaksās vairāk. Drukas pārvaldības risinājumu sniedzējs varēs aprēķināt patiesās izmaksas un noteikt veidus, kā ietaupīt.

Kopumā ir skaidrs, ka izmaksu ietaupījums, kas saistīts ar MPS, var būt ievērojams salīdzinājumā ar DIY printera uzstādīšanu un uzturēšanu. Uzzini vairāk par drukāšanas slēptajām izmaksām.

Arrow demonstrating improvements in productivity

3. Produktivitātes palielināšana uzņēmumā

Dažādu uzņēmuma nodaļu drukas vajadzības var atšķirties. Pēc uzņēmuma pašreizējo un turpmāko vajadzību sākotnējā novērtējuma MPS pakalpojumu sniedzējam vajadzētu būt iespējai ieteikt šīm nodaļām pielāgotu programmu. Tas var ietvert, piemēram, drukāšanu no mobilajām ierīcēm vai ārpus uzņēmuma, vai nepieciešamību drukāt īpaša veida dokumentus un formātus, kuri tiek regulāri izmantoti.

5. Videi draudzīgas darbības nodrošināšana

Papīra, elektrības un drukas izejmateriālu daudzuma samazināšana raksturo uzņēmumu kā videi draudzīgu. Izmantojot pārraudzības sistēmu kā daļu no MPS risinājuma, rodas iespēja identificēt un sekot līdzi drukas lietojumam, tādējādi samazinot negatīvo ietekmi uz apkārtējo vidi.

Icon demonstrating the security benefits of MPS

7. Informācijas drošības uzlabošana

Saskaņā ar IT Datorzinību nodaļu vadītāju vidū veikto aptauju (Brother UK), 28% vēlētos ieviest drošu drukāšanas tehnoloģiju vai vēl vairāk uzlabot drukas drošību. Tas nav nekāds pārsteigums, ņemot vērā pastāvošos intelektuālā īpašuma zādzību un informācijas drošības pārkāpumu riskus. Kā MPS palīdz mazināt šos draudus?

Uzņēmuma mēroga drukas novērtējumā, kas iekļauts drukas pārvaldības risinājumos, ir iespēja identificēt drukas un IP drošības riskus, ar kuriem uzņēmumi saskaras. Turpmākajai MPS programmai būtu jāpalīdz mazināt šos riskus ar pielāgotu drukas drošības plānu. Tas var ietvert printera pierakstīšanās procedūru ieteikšanu, lai samazinātu dokumentu nozagšanu no izvades teknēm. Tas var ietvert arī daudzfunkciju printeru uzstādīšanu ar automātisku cietā diska tīrīšanas funkcionalitāti un tīkla līmeņa risinājumus, lai samazinātu risku, ka hakeri var iegūt informāciju.

Un gandrīz automātiski viens drukas pakalpojumu sniedzējs, kas ievieš MPS, samazina to cilvēku skaitu, kuri ārpus uzņēmuma var piekļūt tīklā savienotajām ierīcēm. Šo kopējo drošības apdraudējumu nevar novērtēt par zemu. Uzzini vairāk par tehnoloģiju tendencēm 2025. gadā.